Politique de confidentialité
A travers ce document, TAX CONNECTED S.A. souhaite vous donner un aperçu de la manière dont sont collectées et traitées les données personnelles ainsi que vos droits conformément aux lois et règlementations relatives à la protection des données à caractère personnel.
Il est important de préciser avant tout autre chose que TAX CONNECTED S.A., par le biais de ses lettres d’engagement et ou contrats de services dûment signés par ses clients, respecte la politique RGPD comme cela est demandé par l’OEC.
- Les bases juridiques du traitement des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont traitées conformément aux dispositions règlementaires sur la protection des données (Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») entré en vigueur dans toute l’UE le 25 mai 2018), dans les hypothèses suivantes :
- Quand les données à caractère personnel sont nécessaires à l’exécution d’une convention conclue avec TAX CONNECTED S.A. ;
- Quand le traitement des données à caractère personnel est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle TAX CONNECTED S.A. est soumise en qualité d’expert-comptable (par exemple la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme) ;
- Quand le traitement des données à caractère personnel est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par TAX CONNECTED S.A. en qualité de responsable du traitement.
- Finalité du traitement des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont collectées à des fins déterminées, explicites et légitimes. En ce sens, les données personnelles seront traitées aux fins suivantes :
- Confirmer et vérifier l’identité de la personne physique, confronter les données personnelles communiquées avec les informations disponibles sur internet, les listes de sanctions et toute autre liste de régulateurs ou d’organismes d’application de la loi ;
- Se conformer à toute loi ou règlement auquel TAX CONNECTED S.A. serait soumis, notamment en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme ;
- Gérerles risques, la détection, l’investigation et la prévention de toute forme de fraude ou de délit.
- Les sources et le type des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont recueillies directement auprès de la personne physique concernée dans le cadre des relations d’affaires avec TAX CONNECTED S.A.. Dans la mesure où cela s’avère nécessaire pour fournir les services, les données à caractère personnel peuvent être recueillies indirectement auprès d’un intermédiaire ou auprès de sources accessibles au public (par exemple RCS, presse, internet, publications diverses, …).
Afin de rendre possible et de poursuivre la relation d’affaire, TAX CONNECTED S.A. collecte et traite les données à caractère personnel relatives au client et à toute autre personne impliquée directement ou indirectement dans la relation d’affaire, comme : ses enfants et conjoint, ses banquiers et gestionnaires de fortune, ses assureurs, courtiers, notaires, avocats, fiscalistes et experts immobiliers et comptables, et bien entendu le bénéficiaire économique (liste non exhaustive).
3.1 La source des données à protéger
Les catégories de données personnelles que TAX CONNECTED S.A. peut traiter en relation avec ces termes comprennent :
– toutes les informations fournies directement à TAX CONNECTED S.A. ; – toutes les informations que TAX CONNECTED S.A. obtient indirectement de la part de tiers conformément à leur politique de confidentialité ou auprès de sources accessibles au public.
3.2 Les données pertinentes à conserver
Les données à caractère personnel qui sont jugées comme étant pertinentes pour le bon fonctionnement de la relation d’affaires, sans toutefois s’y limiter, sont les informations suivantes :
- le nom, prénom, date et lieu de naissance,
- la nationalité et les différentes adresses, dont le domicile légal,
- les données d’identification (n° national, n° sécurité sociale, n° fiscal …),
- les numéros de comptes bancaires ou de contrats d’assurances sur lesquels la mission de TAX CONNECTED S.A. s’exerce,
- les informations concernant la situation patrimoniale au sens large (actifs financiers, imobiliers, private equity, participations, collections, œuvres d’art,…) et son origine,
- les activités professionnelles actuelles et passées du client,
- tout contrat quelconque (par exemple contrat de mariage, acte de donation,…) en lien avec des opérations dont TAX CONNECTED S.A. peut être en charge,
- toute autre information que TAX CONNECTED S.A. pourrait obtenir indirectement de la part de tiers conformément à leur politique de confidentialité ou auprès de sources accessibles au public.
- Transfert des données à un tiers
4.1 Partage des informations en sein de l’Union Européenne (UE)
Les données en possession de TAX CONNECTED S.A. pourront être transmises à des tiers dans le cadre de la réalisation de la mission confiée à TAX CONNECTED S.A. :
Sans accord préalable du client si :
- TAX CONNECTED S.A. y est contrainte par la loi ou par son autorité de contrôle (Ordre des Experts Comptables Luxembourg (OEC))
- Ces informations sont destinées, dans le cadre de leurs propres obligations légales ou réglementaires, à des professionnels réglementés avec lesquels le client est actuellement en relation d’affaires (auditeurs, commissaires aux comptes, banquiers, gestionnaires, assureurs, avocats…)
Avec accord préalable du client dans tous les autres cas, par exemple à destination d’organismes de réglementation, d’administrations publiques ou d’organismes d’application de la loi.
TAX CONNECTED S.A. devra s’assurer que le destinataire des données à caractère personnel garantit le même niveau de protection des données.
4.2 Partage des informations en dehors de l’UE
En cas de transfert des données à caractère personnel à des destinataires situés dans des pays hors de l’Union Européenne, ces transferts peuvent avoir lieu aux mêmes conditions que sub 4/a), uniquement si ledit pays est reconnu par les organismes européens comme garantissant un niveau de protection similaire des données (par exemple la Suisse).
Dans tous les autres cas, le consentement explicite du client doit être obtenu préalablement.
- Conservation des données à caractère personnel
TAX CONNECTED S.A. mettra en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour garantir la sécurité des données personnelles contre tout accès, perte, divulgation ou destruction non autorisés.
Les données sous format papier sont conservées dans des armoires fermées à clé au siège social de TAX CONNECTED S.A., et dans des locaux sécurisés via une porte sécurisée.
Les données sous format électronique sont conservées dans le système informatique sécurisé de la Société, protégé par des clés d’accès personnelles changées régulièrement.
Le système informatique est protégé par la société externe Multi-Data via notre « firewall « et un programme anti-virus ainsi qu’un programme d’anti-spam.
Un back-up externe sécurisé des données est effectué quotidiennement, garantissant la récupération rapide des données en cas d’incident (incendie, grève,).
Les données sont conservées par TAX CONNECTED S.A. aussi longtemps que cela s’avère nécessaire au regard de la relation d’affaire avec le client.
Si les données ne sont plus requises au regard des obligations contractuelles, elles seront détruites, à moins que leur utilisation ne soit encore nécessaire afin de satisfaire les obligations de conservation conformément à la loi en vigueur dans le secteur commercial et fiscal. Référence étant faite au code de commerce luxembourgeois et au droit en vigueur qui prévoit des durées de conservation des enregistrements qui varient entre 5 et 10 ans.
- Droits du client en matière de confidentialité des données à caractère personnel / Responsable du traitement des données
Chaque personne concernée a le droit de consulter, de demander la rectification, la suppression ou la restriction du traitement de ses données à caractère personnel.
Néanmoins, dans le cadre de la relation d’affaire, le client doit fournir toutes les données à caractère personnel requises permettant d’accepter, d’établir et de maintenir la relation d’affaire et de satisfaire aux obligations légales et contractuelles qui y sont liées.
Sans ces données, TAX CONNECTED S.A. ne sera pas en mesure d’exécuter la convention conclue.
TAX CONNECTED S.A. est responsable du traitement des données à caractère personnel. Si toute personne physique se trouvant dans notre base de données souhaite poser des questions concernant le traitement desdites données, il pourra contacter :
Tax Connected S.A.
Attn. Marine Gonzales
62, avenue de la Liberté
L-1930 Luxembourg
Téléphone : +352 26 3778-1
Email : marine.gonzales@taxconnected.com